“การหา PLM ที่เหมาะสมต้องใช้เวลาสักระยะ Woolworths เป็นผู้ค้าปลีกรายใหญ่ที่สลับซับซ้อนเนื่องจากมีผลิตภัณฑ์ที่หลากหลาย เราจึงต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่า เราจะสามารถหาระบบที่เหมาะสมเพื่อรองรับความซับซ้อนทั้งหมดและความแตกต่างของผลิตภัณฑ์ที่หลากหลายของเราได้” อเล็กซานเดอร์กล่าว
Woolworths เลือก Centric PLM ด้วยเหตุผลหลายประการ รวมถึงความสามารถของ Centric Software ในด้านแฟชั่นและการค้าปลีก การทำให้ลูกค้าแนะนำสินค้าและบริการต่อ และโอกาสในการสนับสนุนโครงการในระดับท้องถิ่นอย่างแท้จริง
“เราต้องการระบบที่เข้าใจความซับซ้อนของธุรกิจค้าปลีกด้านแฟชั่น” อเล็กซานเดอร์กล่าว “ประการที่สอง เมื่อเราทำการวิจัยและได้พูดคุยเพื่อเปรียบเทียบกับผู้ค้าปลีกรายอื่นๆ ทั่วโลก เราได้ผลตอบรับที่ดีมากในแง่ความสามารถของ Centric ในการสนับสนุนเรา และประการที่สาม เราคุ้นเคยกับ Cogworks ซึ่งเป็นพันธมิตรด้านการติดตั้งใช้งานในพื้นที่ และเราก็ได้ทราบว่า Cogworks สามารถส่งมอบและให้การสนับสนุนได้”
“เราไม่ได้แค่ใช้ระบบนี้ตั้งแต่ต้น แต่เรายังได้ทบทวนวิธีที่เราทำงาน รวมทั้งค้นหาช่องว่างและโอกาสเพื่อพยายามทำความเข้าใจว่าเราจะทำให้ระบบและกระบวนการทำงานดีขึ้นได้อย่างไร”
มอยร่า อเล็กซานเดอร์ ผู้จัดการโครงการปรับปรุงที่ Woolworths กล่าวถึงความยิ่งใหญ่ของโครงการการจัดการวงจรการผลิต (PLM) ซึ่งไม่ได้ส่งผลกระทบต่อแผนกเดียวเท่านั้น แต่ยังส่งผลกระทบต่อแผนกและทีมจำนวนมาก ซึ่งขับเคลื่อนให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทั่วทั้งธุรกิจ
หลังจากที่เป็นพันธมิตรกับ Centric Software แล้ว Woolworths ก็ได้พบว่ามีการทำงานร่วมกันระหว่างทีมมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด รวมทั้งมีทัศนวิสัยในการทำงานและความประหยัดคุ้มค่าเพิ่มขึ้น แต่หนึ่งในผู้ค้าปลีกรายใหญ่ที่สุดในซีกโลกใต้นี้ดำเนินโครงการเปลี่ยนแปลงการทำงานเป็นรูปแบบดิจิทัลให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร
Woolworths นำเสนอสินค้าและบริการผสมผสานกัน ไม่ว่าจะเป็นอาหาร แฟชั่น ความงาม เครื่องใช้ในบ้าน และบริการทางการเงิน ร้าน Woolworths แห่งแรกได้เปิดให้สาธารณชนในเมืองเคปทาวน์เข้าชมในเดือนตุลาคม ปี 1931 และจวบจนปัจจุบันนี้ Woolworths ภาคภูมิใจในการเป็นองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยค่านิยม โดยมุ่งมั่นที่จะนำผลิตภัณฑ์และบริการที่สำคัญเข้าสู่ตลาดก่อนใคร
“ฉันคิดว่าคำอธิบายที่ดีที่สุดสำหรับคนที่ไม่รู้จัก Woolworths ก็คือ บริษัทนี้ทำธุรกิจด้านอาหาร รวมทั้งด้านเสื้อผ้า บ้าน และความงาม โดยเป็นร้านค้าปลีกชั้นนำในแอฟริกาใต้ซึ่งเป็นแบรนด์ในฝันที่ผู้คนสามารถเข้าถึงร้านได้ง่าย” สเตซี่ แอนน์ ชอลทซ์ ผู้จัดการทั่วไปของแผนก Kidswear ที่ Woolworths กล่าวสรุป
Woolworths มีทีมงานกว่า 31,000 คนในแอฟริกาใต้ และกว่า 43,000 คนในกลุ่มบริษัทในซีกโลกใต้ทั้งหมด รวมทั้งมีผลิตภัณฑ์ที่หลากหลายและครอบคลุม จึงกล่าวได้ว่ารูปแบบธุรกิจของบริษัทนี้ซับซ้อนมาก
แม้ว่า Woolworths จะมีชื่อเสียงในตลาดและมีประวัติความสำเร็จมายาวนาน แต่บริษัทก็ไม่อาจหลีกเลี่ยงที่ต้องเผชิญกับความท้าทายของตลาดได้ ในปัจจุบัน ความรวดเร็ว ความคล่องแคล่ว และกระบวนการทางธุรกิจที่คล่องตัวเป็นสิ่งที่จำเป็นในสภาพแวดล้อมการค้าปลีกที่มีการแข่งขันสูง ก่อนใช้ PLM ทีมงานของ Woolworths ทำงานโดยใช้ระบบที่หลากหลายในรูปแบบที่แตกต่างกัน ซึ่งทำให้เสียเวลาอันมีค่าไป
ชอลทซ์อธิบายว่า “Woolworths เป็นองค์กรที่ใหญ่และซับซ้อน ความสามารถในการติดตามผลิตภัณฑ์ตั้งแต่ขั้นตอนแนวคิดจึงเป็นเรื่องที่ท้าทาย และเรายังต้องประสบกับความซ้ำซ้อนในธุรกิจอีกด้วย”
วิธีสร้างคุณลักษณะ วิธีกำหนดรหัส และวิธีจัดการผลิตภัณฑ์มีความซับซ้อนมากเกินไปก่อนที่จะเริ่มใช้ PLM อีกทั้งฐานซัพพลายเออร์ต่างๆ มากมายของ Woolworths ยังทำให้เกิดความซับซ้อนยิ่งขึ้น และการจัดการคุณภาพในทุกภาคส่วนของบริษัทก็ไม่ได้มาตรฐาน
ยิ่งไปกว่านั้น ธุรกิจนี้ยังทำงานในระบบการจัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์ (PDM) ที่ล้าสมัย ซึ่งทำให้ต้องใช้อีเมลและ Excel มากเกินไป มีการทำงานที่ซ้ำซ้อน การขาดการตรวจสอบย้อนกลับ ไปจนถึงกระบวนการทางธุรกิจที่ไม่ได้มาตรฐาน Woolworths จึงทราบดีว่าถึงเวลาแล้วที่จะเปลี่ยนแปลงการทำงานให้เป็นรูปแบบดิจิทัล
“เรามีระบบ PDM ที่ล้าสมัยมาก” อเล็กซานเดอร์กล่าว “โลกมีการเปลี่ยนแปลงมากมาย และเราจำเป็นต้องปรับตัวและเปลี่ยนแปลงไปพร้อมกับโลกเพื่อให้เข้ากับอนาคตได้ดีขึ้น”
ขนาดและความซับซ้อนของ Woolworths เป็นปัจจัยที่จะต้องพิจารณาในกระบวนการคัดเลือกโซลูชันที่เหมาะสมเพื่อเปลี่ยนแปลงการทำงานให้เป็นรูปแบบดิจิทัล
การติดตั้งและปรับ PLM เพื่อใช้งานใน Woolworths นั้นเสร็จสิ้นภายในกำหนดเวลาโดยไม่เกินงบประมาณ และมีขอบเขตที่กว้างกว่าที่คาดไว้ในตอนต้น และเนื่องจากความซับซ้อนของธุรกิจและขนาดขององค์กร กุญแจที่จะนำไปสู่ความสำเร็จจึงต้องประกอบไปด้วยการวางแผนอย่างรอบคอบ การสื่อสารที่ราบรื่น และการเริ่มต้นโดยคำนึงถึงผลสุดท้าย
“เราได้รับคำแนะนำหลายอย่างจากทีม Centric และทีม Cogworks” อเล็กซานเดอร์อธิบาย “เนื่องจากเรามีระบบอยู่แล้ว เราจึงต้องนำระบบใหม่มาแทนที่ฟังก์ชันการทำงานนั้น แล้วจึงเพิ่มส่วนอื่น และเราก็ไม่สามารถนำมาใช้กับแค่ในส่วนเล็กๆ ของกระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ได้ เราต้องใช้กับกระบวนการทั้งหมดเพื่อที่จะยกเลิกการใช้ระบบเก่าได้”
การกำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จสามารถทำได้โดยระบุ KPI ตั้งแต่เริ่มต้น ตรวจสอบ KPI ตลอดทั้งโครงการ และเริ่มโครงการอย่างมีกลยุทธ์
“KPI ที่เราติดตามวัดผลอยู่ ได้แก่ การเพิ่มกำไรส่วนต่างของผลิตภัณฑ์ การพัฒนาด้านทัศนวิสัยในการทำงานและการติดตามเส้นทางวิกฤต ตลอดจนประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน” อเล็กซานเดอร์กล่าว “เราตัดสินใจที่จะจัดการกับแต่ละหน่วยและกลุ่มธุรกิจในขณะที่พัฒนาเพื่อก้าวไปข้างหน้า…จัดโครงสร้างและแบ่งการทำงานเป็นช่วงๆ เพื่อไม่ให้เปิดตัวทุกอย่างกับองค์กรในครั้งใหญ่ครั้งเดียว”
ชอลทซ์กล่าวเพิ่มเติมว่า “Centric และ Cogworks มักทำให้เรารู้สึกเหมือนเป็นลูกค้าเพียงรายเดียวในแอฟริกาใต้ ทั้งสองบริษัทนี้ให้ข้อมูลมากมายเกี่ยวกับวิธีจัดโครงสร้างของโครงการและวิธีส่งมอบโครงการ”
อเล็กซานเดอร์อธิบายต่อไปเกี่ยวกับวิธีที่ Woolworths เริ่มนำระบบมาใช้งานโดยผ่านผู้ใช้ขั้นสูงในแต่ละแผนก
“เมื่อเราผ่านขั้นตอนการออกแบบแล้ว เราพยายามให้มีตัวแทนระหว่างกลุ่ม เราจึงมีผู้ใช้ขั้นสูงจากทุกกลุ่ม ไม่ว่าจะเป็นด้านการออกแบบ การซื้อ การวางแผน หรือเทคโนโลยี จากนั้นเราก็ดำเนินการต่อ เราได้รับคำติชมมากมาย เพราะเราทำตามวิธีแบบ Iterative (แบ่งเป็นส่วนย่อย พัฒนาส่วนหนึ่งจนเสร็จ แล้วไปพัฒนาส่วนอื่นต่อ) เมื่อเราเปิดตัวให้ใช้งาน เราก็ทำทีละกลุ่ม ซึ่งทำให้เรามีโอกาสในการแก้ไขการดำเนินงานให้เหมาะสม”
กระบวนการเพื่อเปลี่ยนแปลงการทำงานให้เป็นรูปแบบดิจิทัลส่งผลกระทบต่อ Woolworths อย่างล้ำลึกกว่าการใช้ระบบ PLM เพียงอย่างเดียว โดยส่งผลต่อการพัฒนาวิธีทั้งหมดในการทำธุรกิจของบริษัท
“โครงการนี้เป็นโอกาสที่เราจะได้ทบทวนอีกครั้งว่า ทุกอย่างที่เราดำเนินการในธุรกิจเป็นอย่างไร” อเล็กซานเดอร์อธิบาย “นี่จึงไม่ได้เป็นเพียงแค่การนำระบบมาใช้ แต่ยังเป็นกระบวนการและเป็นวิธีการทำงานที่ยังคงพัฒนาต่อไป”
Woolworths ได้รับผลตอบแทนอย่างมากจากการลงทุนตั้งแต่เปิดร้าน ทั้งในแง่ของการประหยัดเวลา การสื่อสารและการทำงานร่วมกัน การขจัดความซ้ำซ้อนของงาน ความประหยัดคุ้มค่า และทัศนวิสัยในการทำงานได้มากขึ้น
“เราได้เห็นการประหยัดเวลาจริงๆ ในแง่ของงานบริหาร เช่น การสร้างรายการ การเสนอราคา และการสรุปต้นทุน คุณได้เห็นแล้วว่าเวลาของงานบางส่วนนั้นลดลงอย่างน้อย 15-20%” อเล็กซานเดอร์กล่าว
