オフィスに来て席につき、コーヒーを飲んでパソコンを開くと、大量のメールが雪崩のように舞い込んできている…
メール画面をスクロールして、各メールの内容を確認しながら、急ぎのものとそうでないものを判別している間に、コーヒーも覚めていく…
シューズの情報が入ったExcelの最新版が送られてきたので、ダウンロードしてファイルのバージョンをアップデートしてからフォルダに保存して、さて次は…中国のサプライヤがカラーの確認をしたいと言っている。そうそう、デザイン部門と商品開発部門とのミーティングのメモをプリントアウトしておかなければ。そういえば、今日中に上司にレポートを提出しないといけないのに、物流部門に依頼したデータがまだ来ていない…
このような状況になっていませんか？オフィス内は、システムやパソコン上にあるものから、まだ紙にある情報まで、様々なデータであふれていますが、スピードがどんどん加速しているファッション業界では、データを正しく管理するのが難しい状況です。今回は、データが管理できない状況になっていることを知らせる8つの前兆について、ご紹介します。
- あのメールはどこ？
先週届いたメールの中で、サプライヤがレザーの在庫について何か言っていたような気がする。担当者の名前は何だったけ？Mary？Marie？検索してみよう。でもヒットしない…。先週のメールの中からスクロールして探してみよう。水曜日だったけ？
このようなことが起こっていたら、情報が管理できていない証拠です。メールボックスを開く時に、暗闇の中を進んで行くような感覚になっていたら、何かを変えるべき時がきています！
- コピペの繰り返し
ちょっと待って、ファッション業界での仕事は、クリエイティブで楽しいものだったはず。でも今では履歴書に”コピペの達人”と書けそうなくらい、コピー&ペーストを繰り返していませんか？データはコピーできるものの、手作業でデータを更新する際にはかなりの集中力が求められます。貼り付ける場所を少し間違えただけで、本来はインディゴだったのに、調達部門が間違えてセルリアンブルーの生地を購入してしまった、といった大きな問題を引き起こす可能性もあります。
- やり方がわからない！
普段は同僚のMarkがよくわからないコードを入力して注文書を作っているけど、今週Markはお休みしている…仕方がない、彼のアシスタントに注文書の作り方を聞いてみよう。え？やり方を教えてもらったことがない？
このように、大切な情報が同僚の頭の中や、机の引き出しに入っている走り書きのメモの中にある状態では、仕事が中途半端な状態で止まったり、遅延やミスが発生してしまいます。
- Excel地獄
緑色の四角いアイコンが頭の中を駆け回ったり、迷路のようなセルの中で遭難する悪夢にうなされていませんか？悪夢は見ていないとしても、シーズンごとに数百ものExcelファイルができあがったり、同時に複数のシーズンを扱うことも珍しくありません。どのファイルが最新なの？コストの情報がアップデートされたファイルはどれ？といったExcel地獄に陥っているなら、時間をかけて正しい情報が入ったファイルを探す手間や、しばらくは誰もファイルを更新しませんように！と願う人の気持ちを理解できるはずです。
- データが欲しい！
コストのレポートの締切は昨日だった。催促のメールは届いているけど、物流部門から配送コストのデータがまだ来ていない…そのデータが今すぐにわかればなあ！と思ったことはありませんか？情報がシステム内で連携されていないと、他の誰かが調べてメールしてくれるのを待つしかありません。オンラインでもオフラインでも、情報がバラバラに管理されていると、自分ではコントロールできないボトルネックに悩まされることになり、イライラは止まりません。
- またミーティング？
どのファイルが最新なのかを確認するためのミーティング、ミーティングに参加できなかった人のためのミーティング…多くの人がこれ以上ミーティングはしたくない！と思っています。しかし、最新のファイルはバージョン6なのか7なのか誰もわからず、各自がフォルダの中に自分用の最新バージョンを持っているような場合は、ミーティングをするしかありません。スケジュールがミーティングで埋まっている場合は、データという怪物との闘いに敗北している可能性があります。
- 疲れました…
ストレスをためて、疲れ切った状態で仕事から帰宅しているのなら、問題はデータの負荷かもしれません。ほんの少しの情報を見つけるために、Excelやメールを開いて情報を探しまわったり、忙しく働いている同僚の手を止めて最新の情報を聞き出したりすることに、時間を使っていませんか？そんな状態では、疲れ切ってしまいますよね。健全に仕事を進めるためには、データを自分でコントロールできるようになる必要があります。
- もしもし？いらっしゃいますか？
調達部門のあの人は、いつも欲しい情報を期日までに送ってくれない！同僚とのコミュニケーションに問題を抱えているのは、あなただけではないかもしれません。あなたの同僚も、あなたに対して同じ悩みを抱えている可能性もあります。誰もが一生懸命働いているのに、情報を探し求めるている間に目標を達成できなくなるのは、問題です。全員が同じ情報を手にして、みんなで同じ方向を目指しているとわかれば、安心できますよね。
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