Silvano Joly’den İş İlişkilerini Uzaktan Başarıyla Yönetmenin Sırrı

Dünyanın dört bir yanındaki birçok şirket karantina sırasında ekiplerinin — doğru teknolojilerle — verimli bir şekilde evden çalışabileceğini keşfetti!

Hem işyeri sahipleri hem de çalışanlar #EvdenÇalışma sisteminin kolaylığının ve rahatlığının faydalarını gördükten sonra, “yeni normal” için hazırlandığımız şu günlerde birçoğu evden çalışmayı kalıcı olarak benimsiyor.

Ancak, evden çalışırken, özellikle de seyahat yasakları devam ederken, iş ilişkilerini yönetmek çok zor olabilir.

Bu nedenle yılların evden çalışma deneyimine sahip İtalya Satış Ülke Müdürü Silvano Joly, uzaktan çalışırken tedarikçiler, müşteriler, proje ortakları ve diğer çalışma arkadaşlarıyla ilişkileri başarıyla yönetmenin formülünü açıklıyor.

Teknoloji kullanımı ve “mesafeli sosyalleşme” arasındaki doğru dengenin ne kadar önemli olduğunu açıkladığı yazımızı okumaya devam edin.

Buna “mesafeli sosyalleşme” diyelim

Son zamanlarda binlerce kere duyduğumuz “sosyal mesafe” kavramı çok şükür ki COVID-19’un yavaşlatılmasında çok etkili oldu! Ama psikolog Jamil Zaki geçenlerde, hepimizin daha fazla kullanmamız gerektiğine inandığım “mesafeli sosyalleşme” adı verilen yeni bir terim öne sürdü.

Karantina bizi ayrı kalmaya zorlasa da, bazı açılardan daha da yaklaştırdığı söylenebilir. Teknoloji, aile büyüklerimizle görüntülü sohbet etmemizi, sevdiklerimizle sanal akşam yemeği davetleri düzenlememizi ve eski dostlarımızla yeniden görüşmemizi sağlıyor. Uzaktan, yani “mesafeli sosyalleşme” yoluyla sosyalleşmeye devam etmenin yollarını bulduk.

Bu kavram, çalışma hayatımız için de önemli. Evden çalışırken “mesafeli sosyalleşme” anlayışı, iş ilişkilerini etkili şekilde yönetmenin anahtarlarından biri.

Mesafeli sosyalleşme, özellikle yeni ilişkiler için çok önemli

Bu yılın başlarında tüm dünyada karantinalar başlayınca her şey değişti. Biz de Centric Software’de, özellikle İtalya’da bu duruma hızla uyum sağladık. Ekibimiz zaten evden çalışmaya, yani bizim deyimimizle “akıllı çalışma”ya alışkındı. Ancak, daha önce müşterilerimizle yüz yüze görüşerek yürüttüğümüz bazı faaliyetleri takviye etmemiz gerekiyordu. Teknoloji tabii ki işlerimizi çok büyük oranda kolaylaştırdı, ancak özellikle yeni ilişkiler başlatırken “mesafeli sosyalleşme” kilit rol oynadı.

Çok değer verdiğimiz köklü bir İtalyan lüks tüketim markası için yazılımımızı uzaktan uygulamaya soktuk. Uzman ekibimiz ve yenilikçi dijital çözümlerimiz sayesinde, İtalya’daki karantina süresince 250 kullanıcı Centric PLM ile çalıştı. Bunu mümkün kılmak için, saatlerce çevrimiçi eğitim ve birçok eğitici video sağladık.

Peki bunun mesafeli sosyalleşmeyle ne ilgisi var?

Bizzat tanışamadığınız zaman, yeni durumlar özellikle dijital dünyaya daha az aşina olanlar için çok daha stresli olabilir. Dijital etkileşimler sırasında sosyalleşmeye yer ve zaman ayırmak şart! Bizim örneğimizde, uzaktan uygulamalarımızda yeni kullanıcılarla tanışırken özellikle yararlı oldu.

Mesafeli sosyalleşme için birkaç ipucu

İş ilişkilerini uzaktan yönetirken, özellikle zorlayıcı durumlarda önemi artan “video-adabı” (video konferans görgü kuralları) altın kuralı unutulmamalıdır!

1. Videoyu mümkün olan her durumda kullanın. Biz insanlar aslında büyük oranda sözsüz iletişim kuruyoruz. Bir konferans görüşmesi sırasında dinleyicileriniz sizi göremezse, fikirleri yeterince net bir şekilde aktaramazsınız.    
2. Fiziksel bir toplantıda geçerli görgü kurallarını uygulayın. Örneğin, herkesin birbirini tanıması için bir dizi sunum yapın. Bir toplantıya geldiğinizde hemen konuya girerseniz, oturum sırasında katılımcıların ilgisini ve etkileşimini azalır.      
3. Bir gündem hazırlayın ve paylaşın. Tüm katılımcıların, konuşmaya hazır olabilmesi için konuları ve toplantının programını bilmesi gerekir. 
4. Toplantının kurallarını belirleyin. Video konferanslarda iletişim kurmak zor olabilir. Bu nedenle toplantı sırasında herkesin nasıl ve ne zaman etkileşim kuracağını bilmesi için mutlaka kurallar koyun: Ne zaman söz istenir, sohbet mesajı gönderilir, soru sorulur, vb.    
5. Mola verin. Haber, spor, tatil, vb. ile ilgili günlük sohbetler için bile olsa kısa molalar verin. Bu sayede toplantılarda daha samimi bir ortam olacaktır.
6. Bir anketle tamamlayın.  Anketler, katılımcıları dahil etmek ve onlara görüşlerini paylaşma fırsatı vermek için mükemmel bir araçtır. Böylece toplantıda ne kadar ilerleme sağlandığınızı analiz edebilir ve gelecek toplantıları geliştirebilirsiniz.

Tedarikçileri Uzaktan Yönetmek 

Mesafeli sosyalleşme anlayışı ne kadar önemliyse, özellikle tedarikçileri yönetirken günlük işlerinizi kolaylaştıracak doğru teknolojilere sahip olmak da o kadar önemlidir.   

Çalışma hayatındaki milyonlarca insan geleneksel ofis iletişimi yerine Zoom görüşmeleri ve özel mesajlaşma kullanmaya başladı. Ama bu çözümler ürün geliştirme, satın alma veya pazarlama ekiplerinin ihtiyaçlarını yeterince karşılamıyor. 

Seyahat edemiyorsanız numuneleri nasıl inceleyebilirsiniz? Bitmiş ürün kâr marjlarını net olurken görürken teklifleri nasıl onaylayabilirsiniz? Uzaktan çalışırken nasıl hızlı (ve daha iyi) satın alma kararları verebilirsiniz?

Centric’de, ekiplerin tedarikçilerle çalışma süreçlerini sorunsuzca yönetebilmeleri için bu ihtiyaçları hızla karşıladık. Kısa bir süre önce, aylar değil haftalar içinde uygulamaya alınabilen 3 Dijital Hızlı-iş birliği Panoları serimizi çıkardık.

Moda, lüks ürün, tüketim ürünleri ve perakende işletmeleri için 3D, yapay zeka, bulut çözümleri, PLM ve mobil uygulamalar gibi kuralları yeniden yazan başka teknolojiler de var. Bizim gelecek “yeni normal” e girmeye çalışmamız kadar önemli olmaya devam edecekler.

Pandemi sonrası dönemde doğru dengeyi yakalamak

Eskiden bir ayrıcalık olarak değerlendirilen “akıllı çalışma” dünyanın dört bir yanındaki milyonlarca çalışandan beklenen çalışma yöntemi haline geldi. Gelecek “yeni normal”in getirdiği dünya düzenini anlamaya başlarken, sadece daha üretken olmaya çalışmakla yetinmeyip ayrıca mesleki ve kişisel anlamda da kendimizi geliştirmeye devam etmeliyiz. Sadece fiziksel sağlığımıza dikkat etmekle kalmayıp, akıl sağlığımızı da korumayı unutmamalıyız. Bu nedenle, özellikle pandemi sonrasında da evden çalışma modelini kalıcı olarak benimseyecek milyonlarca çalışandan biriyseniz, bol bol “mesafeli sosyalleşme” alıştırması yapmayı unutmayın.