O segredo para gerir com sucesso as relações profissionais remotamente, por Silvano Joly

Durante o confinamento, muitas empresas em todo o mundo descobriram que — com as tecnologias certas — as suas equipas podiam efectivamente trabalhar a partir de casa!

A conveniência e o conforto da vida #WFH têm benefícios inegáveis tanto para os empresários como para os empregados, razão pela qual muitos estão permanentemente a adoptar o trabalho remoto à medida que nos dirigimos para o próximo “novo normal”.

No entanto, gerir as relações profissionais enquanto se trabalha à distância, especialmente com proibições de viajar ainda em vigor, pode ser um verdadeiro desafio.

É por isso que Silvano Joly, Director de Vendas de Itália e profissional experiente em trabalho de casa, está a lançar luz sobre a chave para gerir com sucesso as relações com fornecedores, clientes, parceiros de projecto e outros, enquanto trabalha à distância.

Continue a ler para aprender os seus conselhos perspicazes, e como é crucial encontrar o equilíbrio certo entre o uso da tecnologia e a “socialização à distância”.

Vamos chamar-lhe: “socialização à distância”.

Todos nós ouvimos o termo “distanciamento social” milhares de vezes ultimamente e, felizmente, tem sido fundamental para desacelerar a COVID-19! Mas, o psicólogo Jamil Zaki introduziu recentemente um novo termo que eu acredito que todos nós deveríamos usar mais, é chamado de “socialização á istância”.

Mesmo que o fechamento nos tenha forçado a nos separar, de certa forma nos aproximou ainda mais. As tecnologias nos permitem conversar em vídeo com nossos avós, fazer jantares virtuais com pessoas queridas e nos reconectarmos com amigos há muito perdidos. Encontramos formas de continuar a socializar de longe ou “socializar à distância”.

Este conceito tem a mesma importância na nossa vida profissional. Uma mentalidade de “socialização à distância” é uma das chaves para gerir eficazmente as relações profissionais enquanto trabalhamos remotamente.

Socialização à distância, especialmente crucial para novas relações.

Tudo mudou no início deste ano quando os lockdowns começaram a acontecer ao redor do globo. Na Centric Software, particularmente na Itália, nós nos adaptamos rapidamente à situação. A nossa equipa já estava habituada a trabalhar a partir de casa, ou “trabalhar de forma inteligente”, como dizemos. Contudo, precisávamos de reforçar certas actividades que anteriormente geríamos com os nossos clientes frente a frente. A tecnologia, naturalmente, desempenhou um enorme papel na racionalização dos processos para todos, mas a “socialização à distância” também foi fundamental, sobretudo no início de novas relações.

Conseguimos levar a cabo uma implementação remota de software para um dos nossos estimados clientes, uma marca de luxo italiana estabelecida há muito tempo. Graças à nossa equipe de especialistas e soluções digitais inovadoras, 250 usuários foram ao ar com o Centric PLM durante o lockdown na Itália. Nós fornecemos infinitas horas de treinamento online e muitos tutoriais em vídeo para tornar isso possível.

E, o que tem isso a ver com a socialização à distância?

Bem, quando não consegue se encontrar pessoalmente, novas situações podem ser ainda mais estressantes, especialmente para os que não têm tanta facilidade em digitalizar.  Dar espaço e tempo para socializar durante as interações digitais é uma obrigação! No nosso caso, foi especialmente útil quando conhecemos novos utilizadores durante as nossas implementações remotas.

Algumas dicas de socialização à distância

Ao gerir as relações profissionais à distância, é importante lembrar algumas regras de ouro da “video-netiqueta” (também conhecida como etiqueta de videoconferência), que são especialmente cruciais em situações de alta pressão!

1. Use o vídeo quando possível. Como humanos, a maior parte da nossa comunicação é não verbal. Se o seu público não puder vê-lo durante uma conferência telefónica, não poderá transmitir ideias com clareza suficiente.
2. Adote a mesma etiqueta que adotaria em uma reunião física. Por exemplo, faça uma rodada de apresentações para que todos se conheçam uns aos outros. Quando chega a uma reunião e mergulha diretamente no tópico principal, reduz o envolvimento e a interação dos participantes durante a sessão.
3. Prepare e compartilhe uma agenda. Todos os participantes precisam conhecer os tópicos e a agenda da reunião, para que todos possam estar preparados para falar.
4. Estabeleça as regras da reunião. A comunicação em videoconferências pode ficar confusa, por isso certifique-se de definir as regras para que todos saibam como e quando interagir durante a reunião: quando pedir a palavra, enviar mensagens de chat, fazer perguntas, etc.
5. Faça pausas, mesmo pequenas pausas para conversas casuais sobre notícias, esportes, férias, etc. Este passo tornará as reuniões muito mais amigáveis.
6. Faça o acompanhamento com uma pesquisa de opinião. As pesquisas de opinião são uma excelente ferramenta para envolver os participantes e dar-lhes a oportunidade de compartilhar suas opiniões. Dessa forma pode analisar o progresso da reunião e melhorar as futuras.

Gestão remota de fornecedores

Embora uma mentalidade socializante à distância seja vital, ter as tecnologias certas para permitir as suas actividades diárias de trabalho é absolutamente crucial, especialmente na gestão de fornecedores.

As chamadas e as mensagens directas do Zoom substituíram as tradicionais comunicações e reuniões de escritório para milhões de profissionais.  Mas, estas soluções simplesmente não são suficientes para as equipas envolvidas no desenvolvimento de produtos, compras ou merchandising.

Como pode rever amostras quando não pode viajar? Como pode aprovar citações enquanto tem total visibilidade sobre as margens do produto final? Como pode tomar decisões rápidas (e melhores) de abastecimento enquanto trabalha remotamente?

Na Centric, respondemos rapidamente a estas necessidades para que as equipas possam gerir sem problemas os processos com os fornecedores. Recentemente lançamos nossa série de 3 Placas Digitais de Colaboração Rápida, que são implementáveis em semanas, ao invés de meses.

Existem também outras tecnologias como 3D, IA, soluções em nuvem, PLM e aplicações móveis, que são também grandes modificadoras de jogo para as empresas de moda, luxo, bens de consumo e varejo.  E, elas continuarão a ser tão essenciais quanto nos aventuramos no próximo “novo normal”.

Atingir o equilíbrio certo em tempos pós-pandémico

Do privilégio que um dia foi, o “trabalho inteligente” tornou-se uma forma esperada de trabalhar para milhões de profissionais em todo o mundo. Ao começarmos a descobrir o próximo “novo normal”, devemos não só ser produtivos, mas também continuar a crescer profissionalmente e pessoalmente. Precisamos lembrar não só de cuidar do nosso bem-estar físico, mas também de preservar a nossa saúde mental. Portanto, não se esqueça de praticar a “socialização à distância “, especialmente se for um dos milhões de trabalhadores que estarão adotando permanentemente uma pós-pandemia de vida de trabalho a partir de casa.