Woolworths reduce 15 - 20 % de administración gracias a Centric PLM

¿Cómo se embarcó Woolworths en su viaje de PLM?

Alexander comenta: “Encontrar el sistema PLM adecuado llevó un poco de tiempo. Woolworths es un Retailer grande con una mezcla de productos compleja y por eso teníamos que estar seguros de encontrar el sistema adecuado para atender todas las complejidades y matices de nuestra mezcla de productos”.

Woolworths eligió Centric PLM por varias razones, entre ellas la experiencia de Centric Software en moda y Retail, las referencias de los clientes y la oportunidad de recibir apoyo localizado para el proyecto.

Alexander dice: “En primer lugar, queríamos a alguien que entendiera la complejidad del negocio Retail de moda. En segundo lugar, cuando investigamos a través de un debate comparativo con otros Retailers del mundo, recibimos muy buenas opiniones de la capacidad de apoyo de Centric. En tercer lugar, conociendo a Cogworks -el socio de implementación local- sabíamos que podían cumplir y dar apoyo”.

Impacto en todos los equipos

“No nos limitamos a implementar un sistema PLM. Desde el inicio reexaminamos la forma en que trabajábamos e identificamos vacíos y oportunidades tratando de entender cómo hacer que los sistemas y los procesos funcionaran mejor”.

Moira Alexander, directora de Proyectos de Mejora de Woolworths, reflexiona sobre la enormidad del proyecto de Gestión del ciclo de vida del producto (PLM), que impactó a cada uno de los numerosos departamentos y equipos, impulsando un cambio transformador en toda la empresa.

Gracias a la asociación con Centric Software, Woolworths experimenta ahora un significativo aumento de colaboración entre equipos, mayor visibilidad y eficiencia de costos. ¿Cómo logró uno de los mayores Retailers del hemisferio sur implementar un proyecto de transformación digital tan exitoso?

Negocio de primicias

Woolworths ofrece una combinación única de alimentos, moda, belleza, artículos para el hogar y servicios financieros. La primera tienda Woolworths abrió sus puertas al público en octubre de 1931 en Ciudad del Cabo. La empresa se enorgullece de ser una organización basada en valores, y se esfuerza por llegar primero al mercado con lo que importa.

“La mejor manera de describir a Woolworths, para los que no conocen la empresa, es que somos un negocio de alimentos, ropa, hogar y belleza. Es una tienda Retail de primer nivel dentro de Sudáfrica, una tienda Retail muy ambiciosa pero accesible”, resume Stacey-Anne Scholtz, directora general de Ropa Infantil de Woolworths.

Con un equipo de más de 31 000 personas en Sudáfrica, más de 43 000 en todo el grupo del hemisferio sur y una mezcla completa de productos, sería poco decir que su modelo de negocio es complejo.

Retos anteriores al sistema PLM

A pesar de su prominencia en el mercado y su larga historia de éxito, Woolworths sufría también los desafíos del mercado. En el panorama actual altamente competitivo del Retail, la velocidad, la agilidad y la racionalización de los procesos empresariales son imprescindibles. Antes del sistema PLM, los equipos de Woolworths trabajaban en una serie de sistemas diferentes, de forma dispar y se perdía tiempo valioso.

Scholtz explica: “Woolworths es una organización grande y compleja. La capacidad de rastrear el producto desde el concepto era un reto, como lo era la excesiva duplicación en el negocio”.

Antes del sistema PLM, había demasiadas complejidades en la forma de atribuir, codificar y gestionar los productos. Los numerosos diferentes proveedores de Woolworths añadían capas de complejidad y la gestión de la calidad no estaba estandarizada en toda la empresa.

Además de todo esto, la empresa trabajaba con un sistema anticuado de gestión de datos de producto (PDM) que nos hacía depender demasiado del correo electrónico y de Excel, había duplicación de trabajo y falta de trazabilidad y de procesos empresariales estandarizados. Woolworths sabía que era hora de una transformación digital.

Alexander dice: “Teníamos un sistema PDM muy anticuado. Muchas cosas han cambiado en el mundo y necesitábamos ser capaces de movernos con los cambios para estar más preparados para el futuro”.

Dado el gran tamaño y la complejidad de Woolworths, la selección de la solución de transformación digital adecuada fue un proceso complicado muy analizado.

Vuelta al barco

La implementación del PLM de Woolworth se hizo puntualmente, por debajo del presupuesto establecido y con un alcance mayor al estimado originalmente. Debido a la complejidad del negocio y al tamaño de la organización, la clave del éxito fue una cuidadosa planificación, una comunicación perfecta y empezar con el fin en mente.

Alexander explica: “Tomamos bastantes indicaciones de los equipos de Centric y Cogworks. Teníamos un sistema existente, así que tuvimos que sustituir esa funcionalidad para luego añadir otras. No podíamos hacer sólo una pequeña parte del proceso de desarrollo del producto, teníamos que hacer el proceso completo para poder eliminar el sistema antiguo”.

La determinación de los factores de éxito puede atribuirse a la pronta identificación de los indicadores de eficiencia fundamental, manteniéndolos a la vista durante todo el proyecto y desplegándolos estratégicamente.

Alexander sigue diciendo: “Los indicadores de eficiencia fundamental que seguíamos eran mejoras en el margen de nuestros productos, en la visibilidad, en el seguimiento de la ruta crítica y en la eficiencia de las personas. Decidimos abordar cada unidad de negocio y grupo sobre la marcha, poniéndolo de forma estructurada y escalonada para no lanzarlo de golpe a toda la organización”.

Scholtz añade: “Centric y Cogworks siempre nos hicieron sentir que éramos sus únicos clientes en Sudáfrica. Nos dieron mucha información sobre cómo estructurar el proyecto y cómo concretarlo”.

Alexander continúa explicando cómo Woolworths ha llevado a cabo la implementación para cada departamento a través de superusuarios.

“Cuando pasamos por la fase de diseño, nos asegurarnos de tener representación de todos los grupos, así que teníamos superusuarios de todos los grupos, en diseño, compras, planificación, tecnología, etc. Mientras avanzábamos recibíamos muchos comentarios porque seguimos un enfoque iterativo. Cuando salimos al mercado, lo hicimos grupo por grupo teniendo así la oportunidad de ir corrigiendo en el camino”.

Digitalización y transformación empresarial

El viaje de transformación digital afectó a Woolworths más allá de una implementación de un sistema PLM. Toda su forma de hacer negocios evolucionó como resultado.

Alexander explica: “Este proyecto ha sido una oportunidad para replantear cómo se hacía todo en la empresa y por eso no se trató únicamente de la implementación de un sistema. Fue un proceso y una forma de trabajar que sigue evolucionando”.

Desde la implementación, Woolworths ha obtenido un importante retorno de inversión en términos de ahorro de tiempo, mejora de la comunicación y la colaboración, eliminación de la duplicación del trabajo, eficiencia de costos y mayor visibilidad.

“Hemos visto un claro ahorro de tiempo en las tareas administrativas, como la creación de artículos, la elaboración de presupuestos y la finalización de costos. Hemos visto también una reducción de tiempo de al menos 15 a 20 % en algunos de esos elementos”, afirma Alexander.

Woolworths solía calcular los costos de una manera para sus proveedores locales y de otra para los proveedores internacionales. Ahora Centric PLM le ha dado la posibilidad de tener visibilidad de toda la cadena logística.

“A través del sistema, ahora hacemos muchos más cálculos de costos de grandes volúmenes y esto nos permite tomar decisiones guiados por quién ofrece el mejor precio”, añade Alexander.

Scholtz comparte algunos beneficios adicionales que Centric PLM ha aportado a Woolworths: “Uno de los beneficios es el hecho de que el sistema está basado en la nube y podemos acceder a él de inmediato independientemente de dónde estemos en el mundo. La visibilidad de la ruta crítica es muy importante también y personalmente me gusta el hecho de que haya más colaboración en los sistemas. Con Centric PLM, la información se encuentra en un lugar centralizado y todas las partes interesadas pueden acceder a ella. Otro importante beneficio es que está eliminando definitivamente parte de la duplicación del trabajo que sufríamos antes”.

Consejo para los Retailers multicategoría

Woolworths es el estándar de oro cuando se trata del espacio Retail grande, complejo y multicategoría, y ofrece algunos consejos a otros que buscan adoptar un nuevo sistema PLM.

Alexander aconseja: “Hay que conocer bien los procesos y cambios que quieren realizar,  decidir cuáles son las áreas prioritarias en las que quieren centrarse en términos de categorías o tipos de productos y agrupar tipos similares. Por ejemplo, nosotros hicimos nuestra implementación de belleza al final porque no queríamos confundirnos con la complejidad del negocio de belleza mientras hacíamos la ropa”.

El mejor consejo es empezar el proyecto con un objetivo final en mente y entender que la clave es el progreso.

Alexander confiesa: “Mi mantra es que es el progreso, no la perfección. No puedes aspirar a la perfección el primer día”.

Viaje continuo con Centric

Alexander dice: “Siempre habrá mejoras. Hemos abierto un poco la caja de Pandora así que habrá mejoras continuas. Pusimos en marcha el módulo de comercialización y ahora estamos empezando a estudiar la posibilidad de invertir en nuestros sistemas de planificación. El proyecto PLM es una relación continua de cómo podemos alcanzar nuevas cotas y hacer las cosas más sencillas para nuestros usuarios”.