¿Es la primera vez que tienes que trabajar desde casa todos los días? ¿Te está costando adaptarte a esta nueva situación?
¡No estás solo!
La pandemia de COVID-19 ha traído consigo una serie de medidas estrictas que han dado lugar al confinamiento de millones de trabajadores en varios continentes. Los empleados han tenido que transformar rápidamente sus métodos de trabajo y su forma de realizar las actividades empresariales diarias, y esto no es nada fácil.
En Centric Software casi el 90 % de nuestros empleados ya trabajaba en remoto años antes de que el brote nos obligara a todos a hacerlo.
Sabemos que la transición no es fácil y por eso, en esta primera edición de nuestra serie de #CómoAyudaLaTecnología, los miembros del equipo de Centric (y expertos en #TrabajarDesdeCasa) han querido ofrecer algunos consejos y trucos para trabajar desde casa que sirvan de ayuda para prosperar durante estos tiempos.
5 consejos del equipo de Centric para trabajar desde casa
1. Implementar la tecnología de forma remota
La actual cuarentena puede dar la sensación de que todo se ha detenido hasta que pase la tormenta. Pero afortunadamente gracias a Internet y a otras herramientas digitales podemos seguir adelante con muchos proyectos, incluidas las implementaciones de software.
Laurent Dubuisson, Vicepresidente de EMEA de Atención al Cliente, está haciendo que los clientes de Centric Software puedan continuar con las implementaciones de la PLM (Product Lifecycle Management) según lo programado gracias a las videoconferencias, a Agile Methodology™ y a la nube. Dice: «Anteriormente no habíamos llevado a cabo muchas implementaciones remotas en Europa porque la gente prefiere reunirse físicamente, pero en otras regiones lo hemos venido haciendo de forma remota durante años y debido al contexto una de nuestras principales marcas de lujo en Italia acaba de entrar en funcionamiento gracias a una implementación en línea».
2. Aprovechar la nube
Cuando se trabaja en remoto la nube es tu mejor amiga, y ahora más que nunca.
Conseguir que los equipos trabajen en la nube no solo ahorra tiempo sino que también evita la pérdida de datos y otros errores. Si antes se confiaba en un servidor local al que solo se puede acceder desde las instalaciones, ahora es el momento perfecto para cambiar a un enfoque digital más inteligente.
Si tus equipos trabajan juntos editando textos, Google Drive es muy útil ya que los documentos se actualizan en tiempo real y el historial de todas las ediciones se guarda para que nunca se pierda la versión anterior.
Nuestro Director global de Marketing Digital, Doug Brenton, afirma: «Aprovechar las herramientas basadas en la nube simplifica la tarea de todos, mantiene la productividad y facilita el trabajo en tiempo real. No caigas en la trampa de tener demasiados proveedores de herramientas basados en la nube. Encuentra una herramienta integrada de forma nativa donde puedas ejecutar en un solo espacio la mayor parte del trabajo que necesitas. Tener “sobrecarga de tecnología” puede provocar una incompatibilidad con los productos, los datos, los departamentos internos y las partes interesadas».
Los equipos de desarrollo, diseño, comercialización, abastecimiento y compra de productos de empresas como Louis Vuitton, Auchan, Superdry, Helly Hansen, Visionnaire y Crocs se están beneficiando de nuestra plataforma de PLM basada en la nube líder del mercado porque les permite trabajar y compartir datos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Han logrado eliminar miles de hojas de cálculo de Excel, PowerPoints, ida y vuelta de correos electrónicos y otros procesos manuales desactualizados en favor de una única fuente información verdadera. Y gracias a ello están más preparados que nunca para trabajar de forma remota.
3. Continuar con las actividades en equipo de manera digital
Pasado un tiempo el trabajo desde casa puede hacer que te sientas solo. Ya no puedes levantarte del escritorio para tomar un café con un compañero o hablar de lo que hiciste el fin de semana. Los mensajes, las reuniones digitales y los correos electrónicos se convierten en las herramientas de comunicación disponibles y puede resultar difícil crear conexiones reales con tu equipo si están detrás de una pantalla.
Para no perder la dinámica de las reuniones es fundamental planear conversaciones y actividades en equipo a través de videoconferencias. En Centric Software, cada uno de nuestros equipos remotos reserva un espacio de tiempo semanal para descansos virtuales para el café u «horas felices» durante los que los empleados hablan de temas que no sean laborales. Es ideal para generar empatía o dar a los miembros del equipo la oportunidad de compartir temas no relacionados al trabajo.
Stephanie Dullin-Brulé, Jefa de Marketing de EMEAR del Sur de Europa, dice: «Cuando empecé a trabajar desde casa, echaba mucho de menos poder tomar un café, almorzar con compañeros y compartir ideas en persona, por eso los viernes comenzamos a tomar descansos virtuales para el café, y los recomiendo sin duda alguna. Al principio era algo raro pero ahora tenemos conversaciones muy animadas y graciosas».
Puedes dar un paso más allá y planear algún juego para desahogaros y conoceros más, como «dos verdades, una mentira».
4. Supervisar y motivar a los equipos
Es posible que ya te hayas dado cuenta de que las reuniones remotas para supervisar y motivar a los equipos no son iguales que las reuniones en persona. Las reuniones a distancia requieren una planificación y gestión meticulosas para que los empleados se involucren y así poder lograr tus objetivos.
En las reuniones en persona las instrucciones y el control a veces siguen funcionando, pero virtualmente no es el caso. No puedes ver, por ejemplo, lo que hacen tus equipos dispersos geográficamente, algunas personas se desconectarán y otros fingirán estar presentes pero trabajarán por correo electrónico. Lo que se intenta con las reuniones virtuales es la colaboración, involucrar a las personas y trabajar juntos. Esto significa que el líder debe asumir el papel de facilitador, extraer lo que se necesita del resto del grupo y, literalmente, hacer que sea fácil lograr el éxito del grupo.
Christophe Therrey, Vicepresidente de Ventas de EMEAR de Centric Software, afirma: «Gestionar un equipo remoto multicultural requiere una combinación de rituales, improvisación, flexibilidad y buenos hábitos. Es importante potenciar buenas prácticas, como establecer objetivos cuantificables a corto plazo y realizar reuniones frecuentes que te permitan gestionar tu equipo de manera eficaz sin necesidad de estar allí físicamente».
5. Mantener relaciones sólidas con tus clientes y proveedores
Las medidas de distanciamiento social actuales pueden suponer un auténtico reto para mantener las relaciones con los clientes, en especial si sueles planificar visitas o eventos presenciales.
En lugar de organizar reuniones para ponerse al día por teléfono o por correo electrónico, utiliza herramientas como Webex o Zoom. Establece un tiempo virtual cara a cara con sesiones informativas rápidas o seminarios web de formación sobre cómo aprovechar mejor tus productos. Esto también ayuda a tus clientes a centrarse en mejorar su día a día y a dejar de prestar atención al estrés de la situación actual de la COVID-19.
Desde que trabaja desde casa, nuestro Director comercial nacional en Italia, Silvano Joly, ha descubierto algunas mejoras en su día a día: «Consigo realizar más trabajo (y mejor) ya que no me desplazo para reunirme con clientes. La tecnología es lo que nos reúne ahora a través de videollamadas, demostraciones y seminarios de productos en línea». Uno de los consejos de Silvano para trabajar desde casa es una obligación empresarial: «Permite la “socialización a distancia” en reuniones en línea y habla sobre cualquier otro tema antes de pasar a hablar de negocios, igual que lo harías en persona».
¡Y no te olvides de tus proveedores! Sustituye las visitas a la fábrica por videoconferencias -en lugar de llamadas- para garantizar una comunicación eficaz. Si estás gestionando el abastecimiento, las listas de materiales o los pedidos, asegúrate de que tus proveedores se conecten a una plataforma digital como la gestión del ciclo de vida del producto (PLM) donde puedes optimizar la colaboración con equipos externos.
Descubre cómo Centric PLM te permite reaccionar agilmente a los cambios en el mercado
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