Das Geheimnis erfolgreicher Business-Beziehungen im Home-Office, von Silvano Joly

Während der Ausgangsbeschränkungen haben viele Unternehmen rund um den Globus festgestellt, dass ein effizientes Arbeiten im Home-Office durchaus möglich ist – mit den richtigen Technologien! 

Die Bequemlichkeit und der Komfort des #HomeOffice haben unbestreitbare Vorteile sowohl für Business-Inhaber als auch für Mitarbeiter. Daher stellen viele Unternehmen auf dem Weg in die „neue Normalität“ dauerhaft auf Home-Office um. 

Allerdings kann es eine echte Herausforderung sein, im Home-Office berufliche Beziehungen zu pflegen, insbesondere dann, wenn noch Reisebeschränkungen gelten.  

Aus diesem Grund beleuchtet Silvano Joly, Sales Country Manager für Italien und erfahren in Sachen Home-Office, den Schlüssel zur erfolgreichen Pflege der Beziehungen zu Suppliern, Kunden, Projektpartnern und anderen beim Arbeiten aus der Ferne. 

Lesen Sie weiter, um seine aufschlussreichen Tipps kennenzulernen, und erfahren Sie, wie wichtig es ist, das richtige Gleichgewicht zwischen dem Einsatz von Technologie und „distanzierter Sozialisierung“ zu finden. 

„Distanzierte Sozialisierung“ – was ist das?

Wir alle haben den Begriff „soziale Distanzierung“ in letzter Zeit schon unzählige Male gehört und glücklicherweise hat sie dazu beigetragen, die Ausbreitung von COVID-19 einzudämmen! Der Psychologe Jamil Zaki hat vor kurzem einen neuen Begriff geprägt, den wir meiner Meinung nach alle intensiver nutzen sollten: „distanzierte Sozialisierung“. 

Auch wenn angesichts der Kontaktbeschränkungen eine gewisse Distanz notwendig war und immer noch ist, so haben sie uns in gewisser Weise doch noch näher zusammengebracht. Dank moderner Technologie können wir per Video-Chat mit unseren Großeltern sprechen, virtuelle Dinner-Partys mit Freunden veranstalten und wieder mit alten Freunden in Kontakt treten, von denen wir lange nichts gehört haben. Wir haben Wege gefunden, wie wir weiterhin aus der Ferne kommunizieren bzw. „distanzierte Sozialisierung“ betreiben können. 

Dieses Konzept ist auch im Berufsleben enorm wichtig. Eine „distanzierte Sozialisierung“ ist einer der Schlüssel für die effiziente Pflege beruflicher Beziehungen im Home-Office. 

Distanzierte Sozialisierung – besonders wichtig für neue Beziehungen

Alles änderte sich Anfang dieses Jahres, als die weltweiten Kontaktbeschränkungen in Kraft traten. Bei Centric Software, insbesondere in Italien, haben wir uns schnell an die Situation angepasst. Unser Team war es bereits gewohnt, von zu Hause aus zu arbeiten. Wir nennen das „Smart Working“. Wir mussten jedoch bestimmte Aktivitäten intensivieren, die wir zuvor mit unseren Kunden im persönlichen Gespräch durchgeführt haben. Die Technologie spielte natürlich eine große Rolle bei der Optimierung von Prozessen für uns alle, aber auch die „distanzierte Sozialisierung“ war ein Schlüsselfaktor, insbesondere beim Aufbau neuer Geschäftsbeziehungen. 

Wir konnten eine Remote-Software-Implementierung für einen unserer geschätzten Kunden, eine alteingesessene italienische Luxusmarke, durchführen. Dank unseres Expertenteams und innovativer digitaler Lösungen konnten 250 Anwender während der Ausgangsbeschränkung in Italien mit Centric PLM live gehen. Wir haben unzählige Stunden Online-Trainings und viele Video-Tutorials bereitgestellt, um dies zu ermöglichen. 

Und was hat das mit „distanzierter Sozialisierung“ zu tun? 

Nun, wenn man sich nicht persönlich treffen kann, können neue Situationen sogar noch stressiger sein, besonders für die weniger digital Versierten unter uns.  Bei der digitalen Interaktion muss es Raum und Zeit für soziale Kontakte geben! In unserem Fall war dies besonders hilfreich, wenn wir neue Benutzer im Rahmen einer Remote-Implementierung online kennengelernt haben. 

Tipps zur „distanzierten Sozialisierung“

Wenn man berufliche Beziehungen im Home-Office pflegen muss und möchte, ist es wichtig, sich an einige goldene Regeln zu halten. Hier kommt die „Video-Netiquette“ (auch bekannt als Videokonferenz-Etikette) ins Spiel, die besonders in angespannten Situationen entscheidend ist! 

1. Verwenden Sie nach Möglichkeit Video. Als Menschen kommunizieren wir größtenteils nonverbal. Wenn die Teilnehmer Sie während einer Konferenzschaltung nicht sehen können, können Sie Ihre Ideen nicht klar genug vermitteln.
2. Nehmen Sie die gleiche Etikette an wie bei einem persönlichen Treffen. Beginnen Sie zum Beispiel mit einer Vorstellungsrunde, damit sich alle kennenlernen können. Wenn Sie an einem Meeting teilnehmen und direkt zur Sache kommen, beeinträchtigt dies das Engagement und die Interaktion während der Session.
3. Bereiten Sie eine Agenda vor und teilen Sie sie mit anderen. Alle Teilnehmer sollten die Themen und den Zeitplan des Meetings kennen, damit sie sich vorbereiten können.
4. Legen Sie Regeln für das Meeting fest. Die Kommunikation in Videokonferenzen kann chaotisch sein. Stellen Sie daher sicher, dass die Regeln so festgelegt werden, dass jeder weiß, wie und wann er agieren soll: Wann darf man etwas sagen, Chat-Nachrichten senden, Fragen stellen usw.
5. Planen Sie Pausen ein, auch kurze Pausen für zwanglose Gespräche über Nachrichten, Sport, Urlaub usw. Dieser Schritt macht Meetings wesentlich entspannter.

Führen Sie im Anschluss eine Umfrage durch. Umfragen sind ein hervorragendes Instrument, um die Teilnehmer einzubeziehen und ihnen die Möglichkeit zu geben, ihre Meinung zu äußern. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt des Meetings analysieren und zukünftige Meetings verbessern.

Supplier-Management aus der Ferne 

Während die „distanzierte Sozialisierung“ unerlässlich ist, sind auch die richtigen Technologien zur Unterstützung Ihrer täglichen Arbeit absolut entscheidend, insbesondere beim Supplier-Management. 

Zoom-Calls und Direct Messaging haben für Millionen von Mitarbeitern die traditionelle Bürokommunikation und Meetings ersetzt.  Aber für Teams, die sich mit Produktentwicklung, Einkauf oder Merchandising beschäftigen, reichen diese Lösungen schlichtweg nicht aus. 

Wie können Sie einen Sample-Review durchführen, wenn Sie nicht reisen dürfen? Wie können Sie Angebote freigeben und gleichzeitig volle Transparenz über die Margen des Endprodukts haben? Wie können Sie im Home-Office schnelle (und bessere) Sourcing-Entscheidungen treffen? 

Bei Centric haben wir schnell auf diese Anforderungen reagiert, damit Teams die Supplier-Prozesse nahtlos verwalten können. Wir haben erst kürzlich drei Digital Quick Collaboration Boards vorgestellt, die in Wochen statt Monaten implementiert werden können. 

Es gibt auch andere Technologien wie 3D, KI, Cloud-Lösungen, PLM und mobile Apps, die für Unternehmen in der Fashion-, Luxus- und Konsumgüterbranche sowie im Retail ebenfalls wegweisend sind. Und sie werden genauso wichtig sein, wenn wir uns in die „neue Normalität“ bewegen.

Das richtige Gleichgewicht nach der Pandemie finden

Aus dem Privileg, das es einst war, ist „Smart Working“ für Millionen von Mitarbeitern rund um den Globus schon fast selbstverständlich geworden. Auf unserem Weg in die „neue Normalität“ müssen wir nicht nur produktiv sein, sondern auch beruflich und persönlich weiter wachsen. Wir sollten uns nicht nur um unser körperliches Wohlbefinden, sondern auch um unsere mentale Gesundheit kümmern. Vergessen Sie also nicht, die „distanzierte Sozialisierung“ zu üben – vor allem, wenn Sie zu den Millionen von Arbeitnehmern gehören, die auch nach der Pandemie dauerhaft im Home-Office arbeiten werden.